Skrócenie czasu akceptacji umów o 67% w agencji marketingowej
Stworzyliśmy zestaw 4 gotowych wzorców umów z podwykonawcami, co wyeliminowało potrzebę każdorazowej konsultacji z prawnikiem.
Zarząd Vivid Media Group tracił masę czasu na czytanie tych samych zapisów w kółko. Każdy nowy grafik czy copywriter oznaczał kolejną rundę maili z prawnikiem i poprawki w Wordzie. W Coinetra zmieniliśmy ten bałagan w sprawny system w 5 tygodni.
Wyzwanie
Agencja współpracuje na stałe z 14 osobami, ale co miesiąc dobiera 3-5 nowych osób do projektów. Każda nowa umowa krążyła między skrzynką biura a zewnętrzną kancelarią średnio przez 6 dni roboczych. To blokowało start kampanii dla klientów i budowało napięcie w zespole. W ostatnim kwartale 2023 roku szef agencji poświęcił aż 43 godziny tylko na czytanie i poprawianie dokumentów. Bez zbędnego gadania — to był czysty koszt, który nie przynosił firmie ani złotówki zysku.
Podejście
Zaczęliśmy od prześwietlenia 27 ostatnich umów, które agencja podpisała. Wyłapaliśmy 4 punkty zapalne, które najczęściej budziły wątpliwości podwykonawców: terminy poprawek, kary za opóźnienia, przeniesienie praw autorskich do szkiców oraz zasady poufności. Liczy się wynik, nie proces, więc zamiast pisać nudne analizy, usiedliśmy z właścicielem na 3-godzinny warsztat. Ustaliliśmy, gdzie firma może odpuścić, a gdzie musi trzymać się twardych zasad.
Rozwiązanie
Przygotowaliśmy 4 konkretne wzorce dokumentów: dla grafików, programistów, copywriterów oraz managerów projektów. Każda umowa ma teraz 3 strony zamiast wcześniejszych 9. Kluczowe dane, takie jak stawka i termin, przenieśliśmy do czytelnej tabeli na pierwszej stronie. Dołączyliśmy też instrukcję dla asystentki, która mówi jasno: jeśli podwykonawca akceptuje te warunki, podpisujemy od ręki. Mówimy ludzkim głosem, więc zapisy prawne są zrozumiałe dla każdego, kto kończył podstawówkę.
Rezultaty
Agencja przestała dzwonić do nas z każdą pierdołą, bo szablony pokrywają 93% ich codziennych potrzeb. Zarząd odzyskał czas na szukanie nowych zleceń, a freelancerzy dostają umowy do podpisu w kilka godzin, a nie dni.
Harmonogram
-
15 stycznia 2024Audyt 27 historycznych umów i wyłapanie błędów
-
22 stycznia 2024Warsztat decyzyjny z szefem Vivid Media Group
-
5 lutego 2024Dostarczenie 4 gotowych szablonów i instrukcji
-
12 lutego 2024Szkolenie dla 3 managerów z obsługi nowych dokumentów
"Sądziłem, że szablony nie zadziałają przy tak różnych projektach. Myliłem się. Teraz 9 na 10 umów podpisujemy bez angażowania prawnika. Konkret na stole i święty spokój."