Kontrola skarbowa w agencji reklamowej – co przygotować w 4 godziny

Faktury kosztowe i subskrypcje – gdzie szukać dowodów?

Pierwsza godzina to czas na wyciągnięcie z systemu wszystkich faktur za narzędzia, których używasz codziennie. Urzędnicy skarbowi w Krakowie coraz częściej patrzą na zasadność wydatków w chmurze. Jeśli opłacasz 14 różnych subskrypcji, od Adobe po Canvę i specjalistyczne fonty, musisz udowodnić, że każdy z tych wydatków służył konkretnemu projektowi. W zeszłym roku pomogliśmy jednemu z naszych 83 stałych klientów obronić koszty na kwotę 3800 PLN miesięcznie tylko dlatego, że mieliśmy podpięte screeny z panelu administracyjnego do każdej faktury. To konkret na stole, który zamyka dyskusję o zasadności kosztu.

Nie szukaj faktur w mailach od grafików w ostatniej chwili. Wyznacz jedną osobę w zespole, która w ciągu 42 minut ściągnie zestawienie z Twojego konta bankowego i porówna je z folderem 'Koszty'. Jeśli brakuje choćby jednej faktury za 156 PLN, lepiej ją teraz namierzyć, niż tłumaczyć się z brakującego dokumentu przy kawie z kontrolerem. Pamiętaj, że kontrola nie szuka błędów na miliony, ale luek w dokumentacji, które łatwo zakwestionować. Mówimy ludzkim głosem: porządek w PDF-ach to Twoja najlepsza polisa ubezpieczeniowa, gdy czas goni, a stres rośnie.

Pamiętaj o wydatkach na sprzęt. Jeśli kupiłeś 3 nowe laptopy w marcu 2024, sprawdź, czy masz do nich protokoły przekazania pracownikom. Skarbówka uwielbia pytać, czy firmowy MacBook za 12 400 PLN na pewno nie służy dziecku szefa do grania w gry. Przygotuj krótką notatkę, kto z niego korzysta i przy jakich kampaniach. Bez zbędnego gadania – urzędnik musi widzieć ścieżkę od wydatku do zarobionego przychodu agencji.

Skarbówka uwielbia pytać, czy firmowy MacBook na pewno nie służy dziecku szefa do grania w gry.

Umowy o dzieło i przekazanie praw autorskich

Druga godzina powinna być poświęcona na segregatory z umowami cywilnoprawnymi. W agencjach kreatywnych to najsłabsze ogniwo. Jeśli współpracujesz z 12 freelancerami, musisz mieć podpisane protokoły odbioru dzieła. Sam przelew to za mało. Urząd chce widzieć dowód, że projekt logotypu czy 47 postów na social media faktycznie został dostarczony. W Coinetra widzieliśmy sytuacje, gdzie brak jednego podpisu na protokole z lipca 2023 skutkował wykluczeniem wydatku z kosztów, co kosztowało agencję dodatkowe 2400 PLN podatku wraz z odsetkami.

Zwróć uwagę na daty. Umowa podpisana wstecz to najczęstszy błąd, który wprawny kontroler wyłapie w 3 minuty. Sprawdź, czy daty na rachunkach zgadzają się z datami przelewów. Jeśli masz umowę z copywriterem na 18 artykułów blogowych, miej pod ręką linki lub wydruki tych tekstów. To jest ten moment, kiedy liczy się wynik, nie proces – urzędnik nie chce słuchać o tym, jak kreatywny jest to proces, on chce widzieć produkt końcowy, za który zapłaciłeś. My pomagamy to wszystko ułożyć w logiczną całość, by kontrola przebiegła sprawnie.

Warto też sprawdzić, czy 50% koszty uzyskania przychodu zostały zastosowane prawidłowo. To częsty punkt zapalny. Jeśli Twoi pracownicy korzystają z tego przywileju, musisz mieć ewidencję utworów. Przygotowanie takiej ewidencji w 4 godziny jest trudne, ale możliwe, jeśli masz listę zadań w systemie takim jak Jira czy Asana. Wyeksportuj raport za ostatnie 3 miesiące i dołącz go do teczki z umowami. To pokazuje, że panujesz nad tym, co dzieje się w Twoim biurze.

Koszty reprezentacji – cienka granica

Trzecia godzina to weryfikacja faktur z restauracji i kawiarni. Kontrolerzy w Krakowie są wyczuleni na obiady w okolicach Rynku Głównego. Jeśli faktura opiewa na 320 PLN i opisana jest jako 'spotkanie biznesowe', musisz umieć wskazać, z jakim klientem rozmawiałeś o konkretnym zleceniu. Nie wpisuj tam imienin cioci. Skup się na faktach: data, godzina, nazwisko kontrahenta. Mówimy ludzkim głosem – nikt nie zabroni Ci jeść z klientem, ale musi to mieć związek z Twoim zyskiem, a nie być formą finansowania prywatnych wyjść.

Jeśli organizowałeś warsztaty dla 15 osób i zamówiłeś catering za 1420 PLN, miej listę obecności lub zaproszenia wysłane mailem. To są te małe detale, które ratują sytuację. W 2022 roku uratowaliśmy 31 projektów przed zakwestionowaniem, bo klient zachował wydrukowane agendy spotkań. Bez zbędnego gadania: im więcej papierowych dowodów na to, że spotkanie miało cel zarobkowy, tym krótsza będzie rozmowa z urzędem skarbowym. Nie bój się wykreślić z kosztów faktur, co do których sam masz wątpliwości, zanim zrobi to kontroler.

Unikaj wpisywania w koszty alkoholu, chyba że prowadzisz agencję eventową i był to element degustacji dla klienta. W innym przypadku to proszenie się o kłopoty. Lepiej stracić 200 PLN odliczenia, niż dać urzędnikowi powód do głębszego kopania w innych fakturach. Strategia małych kroków często pozwala wyjść z kontroli obronną ręką w mniej niż 8 dni roboczych.

Organizacja biura na czas wizyty

Ostatnia godzina to czysta logistyka. Przygotuj osobny stolik dla kontrolera. Niech nie siedzi w środku open space'u, gdzie zespół projektowy kłóci się o kolorystykę nowej kampanii. Daj mu spokój i kawę, ale nie bądź nadgorliwy. Odpowiadaj tylko na zadane pytania. Konkret na stole to zasada numer jeden. Jeśli urzędnik prosi o dokumenty z maja 2024, daj mu tylko maj 2024. Nie przynoś całego roku 'na wszelki wypadek', bo to generuje niepotrzebne pytania poboczne.

Sprawdź, czy masz aktualne pełnomocnictwa. Jeśli Twoja księgowa lub doradca z Coinetra ma Cię reprezentować, dokument musi być wpięty na samym początku. To pokazuje profesjonalizm i to, że wiesz, co robisz. Pamiętaj, że urzędnik to też człowiek, który chce po prostu wykonać swoją pracę i wrócić do domu. Ułatwienie mu dostępu do uporządkowanych dokumentów skraca czas kontroli średnio o 31%. To statystyka z naszych ostatnich 47 przeprowadzonych postępowań.

Na koniec zrób backup wszystkich cyfrowych archiwów. Jeśli system padnie w trakcie kontroli, będziesz mieć kopię na pendrive lub dysku zewnętrznym. To może brzmieć jak przesada, ale w stresujących sytuacjach technologia lubi zawodzić w najmniej odpowiednim momencie. Po tych 4 godzinach przygotowań powinieneś czuć się pewnie. Zrobiłeś to, co było możliwe w tak krótkim czasie, by zabezpieczyć swój biznes.

Odpowiadaj tylko na zadane pytania. Jeśli urzędnik prosi o maj 2024, daj mu tylko maj 2024.